Privacy beleid voor Corporate Recruitment bij Böschen Europe B.V. en Böschen IT Group B.V. en de bijbehorende B.V.’s

Dit privacy beleid voor Corporate Recruitment is van toepassing op mensen die bij Böschen Europe B.V. en Böschen IT Group B.V. en de bijbehorende B.V.’s solliciteren. De service voor het verzorgen van Coprorate Recruitment en het vereenvoudigen van het wervingsproces (de ‘service’) wordt aangeboden door Personio namens Böschen Europe B.V. en Böschen IT Group B.V. (‘verantwoordelijke’, ‘wij’, ‘ons’ enz.). Het is belangrijk dat de personen die gebruikmaken van de dienst (‘sollicitanten’) vertrouwen hebben in, en geïnformeerd zijn over, hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van de sollicitant in het recruitmentproces. Privacy is belangrijk voor ons en we maken ons sterk voor het beschermen en waarborgen van de rechten inzake de privacy van gegevens. Dit privacybeleid voor Corporate Recruitment beschrijft hoe we persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken en hoe we daarbij voldoen aan onze wettelijke verplichtingen jegens de sollicitant.

1. Algemeen

Dit privacy beleid, die uitsluitend betrekking heeft op de gegevens die worden verzameld als onderdeel van het sollicitatieproces, dient om te informeren over hoe de persoonsgegevens die als onderdeel van het sollicitatieproces worden verzameld door de Böschen Europe B.V. en Böschen IT Group B.V. en de bijbehorende B.V.’s worden behandeld.Böschen Europe B.V. en Böschen IT Group B.V. zijn verantwoordelijk voor de verwerking in overeenstemming met de huidige privacywetgeving. De persoonsgegevens van sollicitanten worden verwerkt met als doel het beheren en vergemakkelijken van het Corporate Recruitmentproces van ons bedrijf.

2. Beheerder

De beheerder volgens de regelgeving rond het privacy beleid is:

Böschen Europe B.V. en Böschen IT Group B.V.
Walborg 2A, 1082 AM Amsterdam
Telefoonnummer: 020-6248644
KvK-nummer: Böschen Europe B.V. (81074921), Böschen IT Group B.V. (84512830)
Handelsregister: Böschen Europe B.V. en Böschen IT Group B.V.
Functionaris voor gegevensbescherming (People & Culture Business Partner) via people@boschenitgroup.com

3. Verzameling van Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens verstaan we informatie over de persoonlijke of zakelijke omstandigheden van een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Dit omvat informatie zoals, namen, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, foto’s en video’s, maar ook gegevens over je loopbaan enzovoort, aan de hand waarvan met redelijke inspanning een specifiek persoon te identificeren is. Informatie die niet (in)direct aan je echte identiteit kan worden gekoppeld, valt echter niet onder persoonsgegevens.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die de sollicitanten verstrekken aan de service, of voor de persoonsgegevens die we op andere manieren verzamelen met betrekking tot de service.

3.1 Wanneer we persoonsgegevens verzamelen

We verzamelen persoonsgegevens van sollicitanten wanneer sollicitanten;

Solliciteren via de service of anderszins, waarbij de sollicitanten persoonsgegevens over zichzelf verstrekken, hetzij persoonlijk, hetzij via een bron van derden zoals: LinkedIn of Indeed; en
De service gebruiken om in contact te komen met onze medewerkers, waarbij ze persoonsgegevens over zichzelf verstrekken, hetzij persoonlijk, hetzij via een bron van derden zoals LinkedIn of Indeed;
Identificeerbare gegevens verstrekken via de services of via een bron van derden zoals LinkedIn of Indeed en dergelijke gegevens zijn van belang voor de sollicitatieprocedure.

We verzamelen gegevens van derden, zoals LinkedIn, Indeed en via andere openbare bronnen. Dit wordt werven genoemd en wordt handmatig uitgevoerd door onze medewerkers of automatisch in de service.

In sommige gevallen kunnen bestaande medewerkers aanbevelingen doen over (potentiële) sollicitanten. Dergelijke medewerkers zullen persoonsgegevens over dergelijke (potentiële) sollicitanten toevoegen. In de gevallen waarin dit gebeurt, wordt de (potentiële) sollicitant beschouwd als een sollicitant in de context van dit privacy beleid en wordt hij/ zij geïnformeerd.

3.2 De soorten persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt

De categorieën persoonsgegevens die via de service kunnen worden verzameld, kunnen worden gebruikt om unieke personen te identificeren aan de hand van namen, e-mails, foto’s en video’s, informatie van Social Media accounts, zoals LinkedIn, antwoorden op vragen die via de sollicitatieprocedure worden gesteld, titels, opleidingen en andere informatie die de sollicitant of anderen via de service hebben verstrekt. Alleen de gegevens die relevant zijn voor het sollicitatieproces worden verzameld en verwerkt.

Wanneer een sollicitant een sollicitatie indient via onze wervingswebsite, of ander kanaal, geeft deze aan geïnteresseerd te zijn om bij ons te komen werken. In deze context heeft de sollicitant persoonsgegevens door, die uitsluitend gebruikt en bewaard zullen worden voor recruitmentdoeleinden.

We verzamelen in het bijzonder de volgende gegevens tijdens dit proces:

Naam (voor- en achternaam)
E-mailadres
Telefoonnummer
LinkedInprofiel (optioneel)
Via welk kanaal

Daarnaast kan de sollicitant ervoor kiezen om documenten zoals een motivatiebrief, CV en overige documenten te uploaden. Deze kunnen aanvullende persoonsgegevens bevatten, zoals geboortedatum, adres enzovoort.

3.3 Doel en rechtmatigheid van de verwerking

Alleen geautoriseerde HR-medewerkers en/ of medewerkers die bij het sollicitatieproces betrokken zijn, hebben toegang tot deze gegevens. De persoonsgegevens worden in de regel uitsluitend opgeslagen om de vacature te vervullen waarnaar gesolliciteerd is.

Het doel van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is het beheren van het recruitmentproces. De rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang om het recruitmentproces te vereenvoudigen en te vergemakkelijken.

Persoonsgegevens die worden verwerkt met het oog op geaggregeerde analyses of marktonderzoek worden altijd geanonimiseerd. Dergelijke persoonsgegevens kunnen niet worden gebruikt om een bepaalde gebruiker te identificeren. Dergelijke gegevens worden daarom niet beschouwd als persoonsgegevens.

3.4 Toestemming van de betrokkenen

De sollicitant stemt in met de verwerking van diens persoonsgegevens ten behoeve van het recruitmentproces door de verantwoordelijke voor de verwerking. De sollicitant stemt ermee in dat de persoonsgegevens worden verzameld via de service, wanneer de sollicitant;

Een sollicitatie indient via de service, en persoonsgegevens over zichzelf verstrekt, hetzij persoonlijk, hetzij via een externe bron zoals LinkedIn of Indeed, en de verantwoordelijke externe soucring-tools mag gebruiken om aanvullende informatie toe te voegen; en
Wanneer de sollicitant de service gebruikt om contact op te nemen met de HR-afdeling van de verantwoordelijke, en persoonsgegevens over zichzelf verstrekt, hetzij persoonlijk, hetzij via een externe bron zoals LinkedIn of Indeed.

De sollicitant stemt er ook mee in dat de verantwoordelijke voor de verwerking publiekelijk beschikbare informatie over de sollicitant verzamelt en voor recruitmentdoeleinden gebruikt.

De sollicitant stemt ermee in dat de persoonsgegevens die in overeenstemming met het bovenstaande a) en b) worden verzameld, worden verwerkt overeenkomstig de onderstaande paragrafen ‘Opslag en overdracht’ en ‘Hoe lang de persoonsgegevens worden verwerkt’.

De sollicitant heeft het recht zijn of haar toestemming te allen tijde in te trekken door contact op te nemen met de verantwoordelijke voor de verwerking onder item 2 vermelde contactgegevens. Gebruikmaking van dit recht kan echter betekenen dat de sollicitant niet kan solliciteren naar een bepaalde functie of anderszins geen gebruik kan maken van de service.

Door het privacy beleid te accepteren, stemt de sollicitant in met verdere opslag van je gegevens en opname in onze Talentpool.

Als er tijdens het sollicitatieproces een functie bij ons wordt aangeboden en deze wordt geaccepteerd, dan worden de persoonsgegevens bewaard voor ten minste de duur van het dienstverband.

3.4 Opslag en Overdracht

Gegevens die zijn verzonden als onderdeel van je sollicitatie worden verzonden met behulp van TLS-versleuteling en opgeslagen in een database. Deze database wordt beheerd door Personio GmbH, dat een softwareoplossing voor personeels- en sollicitantenbeheer biedt (https://www.personio.com/legal-notice/). In deze context is Personio onze verwerker volgens artikel 28 van de AVG. In dit geval is de verwerking gebaseerd op een overeenkomst over de verwerking van orders tussen ons als beheerder en Personio.

3.5 Hoe lang de persoonsgegevens worden verwerkt

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende een periode van 90 dagen nadat het sollicitatieproces is afgerond. Na deze periode worden de gegevens verwijdert of geanonimiseerd. In geval van anonimisatie zullen de gegevens alleen beschikbaar zijn in de vorm van zogenaamde metadata, zonder enige directe persoonlijke verwijzing, voor statistische analyse (bijvoorbeeld aantal sollicitanten, welke tijdsperiode etc.).

Verder behouden we het recht om de gegevens gedurende een onbepaalde tijd na afronding van het sollicitatieproces te bewaren om de sollicitant toe te voegen aan onze Talenpool, zodat we eventuele andere vacatures kunnen identificeren die mogelijk interessant zijn voor deze sollicitant.

Wanneer je als sollicitant niet wil dat je persoonsgegevens voor onze Talentpool worden opgeslagen, neem dan contact met pons op via de contactgegevens vermeld in item 2.

4. Rechten van betrokkenen

Als wij als beheerder persoonsgegevens verwerken, heb jij als betrokkene bepaalde rechten volgens Hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU, afhankelijk van de rechtsgrond en het doeleinde van de verwerking, in bijzonder het recht op inzage (artikel 15 van de AVG) en het recht op rectificatie (artikel 16 van de AVG), gegevenswissing (artikel 17 van de AVG), beperking van de verwerking (artikel 18 van de AVG) en overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 van de AVG) alsmede het recht van bezwaar (artikel 21 van de AVG). Als je persoonsgegevens met jouw toestemming worden verwerkt, heb je het recht deze toestemming in te trekken op grond van artikel 7 III van de AVG.
Neem contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming (zie item 2) om je rechten als betrokkene uit te oefenen over de gegevens die tijdens dit online sollicitatieproces worden verwerkt.

5. Beveiliging

Wij stellen de persoonlijke integriteit voorop en werken er daarom actief aan dat de persoonsgegevens van sollicitanten met groot mogelijke zorgvuldigheid worden verwerkt. Wij nemen de maatregelen die redelijkerwijs kunnen worden verwacht om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van sollicitanten en anderen veilig en in overeenstemming met dit privacy beleid en AVG-verordening worden verwerkt.

Overdracht van informatie via het internet en mobiele netwerken kan echter nooit zonder enig risico plaatsvinden, dus alle overdrachten vinden plaats op eigen risico van degene die de gegevens overdraagt. Het is belangrijk dat de sollicitanten ook hun verantwoordelijkheid nemen om ervoor te zorgen dat hun gegevens worden beschermd. Het is de verantwoordelijkheid van de sollicitant dat zijn inloggegevens geheim worden gehouden.

6. Overdracht van persoonsgegevens aan derden

Wij zullen de persoonsgegevens van sollicitanten niet verkopen of anderszins overdragen aan derden.

Wij kunnen de persoonsgegevens van gebruikers doorgeven aan:

Onze contractanten en sub-contractanten, die optreden als onze verwerkers en sub-verwerkers in overeenstemming met onze instructies van de dienst;
Instanties of juridische adviseurs in geval van verdenking van crimineel of ongepast gedrag; en
Instanties, juridische adviseurs of andere betrokkenen, indien wij hiertoe verplicht zijn op grond van de wet of een bevel van een gezaghebbende instantie.

We zullen de persoonsgegevens van sollicitanten alleen overdagen aan derden waarin we vertrouwen hebben. We kiezen onze partners zorgvuldig uit om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van de sollicitant worden verwerkt in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

7. Geaggregeerde gegevens (niet- identificeerbare persoonsgegevens)

We kunnen geaggregeerde gegevens delen met derden. De geaggregeerde gegevens zijn in dergelijke gevallen samengesteld uit informatie die via de service is verzameld en kunnen bijvoorbeeld bestaan uit statistieken van internetverkeer of geografische locatie voor het gebruik van de service. De geaggregeerde gegevens bevatten geen informatie die kan worden gebruikt om individuele personen te identificeren en zijn dus geen persoonsgegevens.

8. Slotbepalingen

Wij hebben het recht om op ieder moment wijzigingen of aanvullingen in het privacy beleid aan te brengen. De meest recente versie van het privacy beleid zal altijd beschikbaar zijn via de service. Een nieuwe versie wordt geacht aan de sollicitanten te zijn meegedeeld wanneer de sollicitant een e-mail heeft ontvangen waarin de sollicitant op de hoogte wordt gesteld van de nieuwe versie (via de e-mail die de sollicitant heeft opgegeven in verband met het gebruik van de service) of wanneer de sollicitant op andere wijze op de hoogte is gesteld van het nieuwe privacy beleid.

Managed Services Engineer (1ste lijn)

We horen graag van je!

Documenten